Je moet je aanvraag voor projectsubsidie uiterlijk op volgende data indienen:
- 15 september voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 januari van het volgende jaar;
- 15 januari voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 mei van hetzelfde jaar;
- 15 mei voor initiatieven die van start gaan vanaf 1 september van hetzelfde jaar.
Je mag je aanvraag ook (veel) eerder indienen. Hou er wel rekening mee dat dit niet noodzakelijk een voorsprong betekent. Bij het toewijzen van dossiers aan rondes, wordt gekeken naar de startdatum van het project.
‘Van start gaan’ kan verschillende dingen betekenen. Dat kan bijvoorbeeld de start van een tentoonstelling zijn, maar evengoed de start van de voorbereiding van deze tentoonstelling. Je kunt dus een aanvraag indienen op 15 september van jaar x voor voorbereidende activiteiten die plaatsvinden vanaf januari van jaar x+1 maar waarvan het resultaat pas later zichtbaar is. Geef zoiets wel duidelijk aan in je aanvraag, ook als het grootste deel van de kosten misschien pas veel later valt. Zorg er dus voor dat je de juiste startdatum van het project aanduidt, wanneer je in een bepaalde ronde indient.
Hou er eveneens rekening mee dat de beslissingsperiode pas begint te lopen vanaf de uiterste indiendatum. Als je je dossier indient in november van het jaar x, zal je pas 4 maanden na 15 januari van het jaar X+1 weten of project al dan niet gesubsidieerd wordt. Weeg dus goed voor-en nadelen af vooraleer je indient, eerder indienen betekent niet noodzakelijk meer kans op succes.
Belangrijk is dat je een goed onderbouwd dossier kan indienen dat concrete informatie bevat (vb. bevestiging van partners). Vroeger indienen louter om eerder te weten te komen of je project gesubsidieerd wordt, heeft weinig zin.